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| 会议接待 |
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目前会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。
一、会前准备阶段
1. 承办方应先与主办方的会议策划人取得联系，了解与会人员的相关资料，保持良好的信息沟通。
2. 确定出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。
3. 草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4.合理安排相关会务工作人员，相关事宜有：①由公司企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。
5. 管理部应在会议召开提前，以邮件形式通知员工，按要求着装，并保持良好的办公环境，树立良好的公司外部形象。
6. 重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用。
7. 会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
8.参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明公司名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。
二、会议落实阶段
1. 检查各项准备工作的落实情况。
2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式，并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。
3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置，并安排会务工作人员迎接与会者入场。
4.会场布置具体如下： （1）会场应庄重、整洁、舒适，合理调节温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物，并应摆放适量的花卉陈设。 （2）会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。 （3）每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张，铅笔一支，会议流程一份（红底纸张打印）、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当，并需准备茶水待客。 （4）会场应设有来宾签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。 （5）检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。
5.需与拍摄会场的工作人员，确定所有与会人员合影的最佳位置。
6.安排车辆的停放位置，并提前准备适量的停车票以供与会人员使用。
三、会议实施阶段
1.保持会场秩序，排除各种干扰，禁止无关人员随意入场；
2.提出会议要求，保持会场安静；
3.在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作。
四、会议结束阶段
1.配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。
2.组织会场的后期整理和清洁工作。
3.如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
综上所述，会议服务的三个环节是相辅相成，缺一不可的，每一个环节都非常重要，每一个环节完成的好坏将直接影响会议的服务质量。因此，要做好会议接待必须在这三个环节上下功夫，精益求精，做出自己的特色。
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